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Wie lange kann ein Arbeitgeber zuviel gezahlten Lohn zurückfordern? Fristen und Fallstricke
Die Rückforderung erfolgt in Höhe des Bruttobetrags, inklusive Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Die Fristen variieren je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag und können kürzer als die gesetzliche Verjährung sein.
Wie lange kann ein Arbeitgeber zuviel gezahlten Lohn zurückfordern?
Wenn der Arbeitgeber versehentlich zu viel Lohn überweist, stellt sich schnell die Frage: Wie lange kann ein Arbeitgeber zuviel gezahlten Lohn zurückfordern? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab – vor allem vom Arbeitsvertrag, einem möglichen Tarifvertrag und der Rechtsprechung. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen gelten, wie die Rückforderung in der Praxis abläuft und worauf Sie als Arbeitnehmer achten sollten.
Gesetzliche Verjährung und vertragliche Ausschlussfristen
Grundsätzlich verjährt der Anspruch des Arbeitgebers auf Rückzahlung überzahlten Lohns nach den allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Arbeitgeber von den Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 BGB).
Allerdings können kürzere Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart sein. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass solche Fristen auch für Rückzahlungsansprüche des Arbeitgebers gelten. Beispielsweise sieht § 37 Abs. 1 TV-L eine Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Fälligkeit vor. In einem vom LAG Niedersachsen entschiedenen Fall (Urteil vom 26.02.2007, Az. 9 Sa 1560/06) war eine zweimonatige Frist im Formulararbeitsvertrag wirksam. Der Arbeitgeber muss den Anspruch innerhalb dieser Frist schriftlich geltend machen, sonst verfällt er.
Die Rechtsprechung betont jedoch, dass die Berufung auf eine Ausschlussfrist treuwidrig sein kann, wenn der Arbeitgeber die Überzahlung selbst verursacht hat und der Arbeitnehmer schutzwürdig ist. Lassen Sie sich im Streitfall anwaltlich beraten.
Höhe der Rückforderung: Brutto oder Netto?
Ein häufiger Irrtum: Viele Arbeitnehmer glauben, sie müssten nur den Nettobetrag zurückzahlen, den sie tatsächlich erhalten haben. Das ist falsch. Der Rückzahlungsanspruch des Arbeitgebers besteht in Höhe des überzahlten Bruttobetrags. Denn der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteile) für den Arbeitnehmer abgeführt. Dadurch ist der Arbeitnehmer von diesen Verbindlichkeiten befreit worden. Das LAG Niedersachsen hat dies in der genannten Entscheidung ausdrücklich bestätigt.
Beispiel: Ein Verkäufer mit einem Bruttogehalt von rund 2.600 € erhält versehentlich eine doppelte Zahlung. Die Rückforderung beträgt 2.600 € brutto. Die darauf entfallende Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge werden im Rahmen der Korrektur verrechnet.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung
Die Rückzahlung von überzahltem Lohn hat auch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen. Nach einem Rundschreiben der Berliner Finanzverwaltung (2014) stellt die Rückzahlung eine negative Einnahme dar. Der Arbeitgeber kann den Betrag mit dem laufenden Arbeitslohn verrechnen und die Lohnsteuer entsprechend mindern. Ist eine Verrechnung in einem Monat nicht möglich, darf der Betrag auf mehrere Monate verteilt werden. Betrifft die Rückzahlung ein früheres Kalenderjahr, kann der Arbeitnehmer die negative Einnahme in der Einkommensteuererklärung geltend machen.
In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip: Die Beiträge müssen monatsgenau neu berechnet werden. Eine Verrechnung zu Unrecht gezahlter Beiträge ist unter bestimmten Voraussetzungen innerhalb von sechs bzw. 24 Kalendermonaten möglich. Der Arbeitnehmer muss schriftlich erklären, dass er keine Leistungen bezogen hat und die Rentenversicherungsbeiträge nicht als freiwillige Beiträge behalten will.
Praxistipps für Arbeitnehmer
- Prüfen Sie Ihre Lohnabrechnung zeitnah. Je früher Sie einen Fehler bemerken, desto einfacher ist die Korrektur.
- Reagieren Sie auf ein Rückforderungsschreiben des Arbeitgebers. Widersprechen Sie nicht pauschal, sondern klären Sie die Höhe und die Frist.
- Dokumentieren Sie die Kommunikation. Bei Streit über die Frist oder die Höhe kann ein Anwalt für Arbeitsrecht helfen.
- Beachten Sie: Auch wenn der Arbeitgeber die Überzahlung zu vertreten hat, kann er sich unter Umständen auf eine wirksame Ausschlussfrist berufen.
Weitere Informationen zu Ihren Rechten und Pflichten rund ums Arbeitsentgelt finden Sie in unseren Beiträgen auf Mindestlohn Aktuell und im Blog. Dort behandeln wir auch Themen wie Brutto-Netto-Rechner und aktuelle Mindestlohnentwicklung.
Fazit
Die Frage „Wie lange kann ein Arbeitgeber zuviel gezahlten Lohn zurückfordern?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Ohne vertragliche Regelung gilt die dreijährige Verjährung. Häufig verkürzen Tarif- oder Arbeitsverträge diese Frist auf zwei bis sechs Monate. Die Rückforderung erfolgt stets brutto, und die steuerliche sowie sozialversicherungsrechtliche Korrektur ist gesetzlich geregelt. Als Arbeitnehmer sollten Sie Ihre Abrechnungen kontrollieren und bei einer Rückforderung die Fristen im Blick behalten.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an die zuständige Gewerkschaft.
Häufige Fragen
Muss ich überzahlten Lohn brutto oder netto zurückzahlen?
Sie müssen den Bruttobetrag zurückzahlen. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge für Sie abgeführt. Dadurch sind Sie von diesen Schulden befreit worden. Die Rückabwicklung erfolgt daher auf Bruttobasis. Die Korrektur der Steuer und Beiträge nimmt der Arbeitgeber im Rahmen der nächsten Abrechnung vor oder Sie klären dies mit dem Finanzamt.
Kann der Arbeitgeber sich auf eine sehr kurze Ausschlussfrist berufen, z. B. zwei Monate?
Ja, wenn eine solche Frist wirksam im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart wurde. Das LAG Niedersachsen hat dies bestätigt. Allerdings kann die Berufung auf die Frist treuwidrig sein, wenn der Arbeitgeber die Überzahlung selbst verschuldet hat und der Arbeitnehmer auf die Rechtmäßigkeit der Zahlung vertrauen durfte. Lassen Sie sich im Zweifel rechtlich beraten.
Was passiert steuerlich, wenn ich überzahlten Lohn zurückzahle?
Die Rückzahlung gilt steuerrechtlich als negative Einnahme. Der Arbeitgeber kann den Betrag mit Ihrem laufenden Arbeitslohn verrechnen und die Lohnsteuer entsprechend mindern. Betrifft die Rückzahlung ein früheres Kalenderjahr, können Sie die negative Einnahme in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Die Einzelheiten sind im Rundschreiben der Finanzverwaltung geregelt.